高校学生档案数字化建设分析

高校学生档案数字化建设分析

史玉华

（潍坊学院）

摘要：以数字化转型推动档案事业高质量发展是大势所趋。数字技术赋能学生档案工作，革新学生档案管理模式，重构管理流程，可以显著提高学生档案工作质效。基于此，对部分高校学生档案数字化建设状况进行研究、整理和分析，阐述了高校学生档案数字化建设的必要性，围绕部分高校学生档案数字化建设过程中面临的主要挑战进行探讨，并从数字化理念、标准化建设、一体化平台、档案安全等多个方面提出一些档案数字化建设策略，用以全面提升高校学生档案数字化水平。

关键词：高校；学生档案；数字化建设；

0引言

数字化是档案信息化建设绕不开的阶段，也是档案现代化的重要衔接。早在十三五规划期间，我国有关部门便提出了建设档案数字化管理体系目标，指明了未来档案事业发展方向。学生档案管理也是档案事业的重要组成部分。尤其在国家大力发展数字教育的大背景下，学生档案数字化顺应教育改革趋势，能够有效提升数字教育管理水平，助力数字教育管理新生态建成[1]。为此，应当明晰档案数字化特征和方向，坚持科技创新驱动，坚持与时俱进，积极学习和借鉴其他高校学生档案数字化转型成功经验和优秀做法，结合本校现有条件和实际需求，实践摸索适合自身的学生档案数字化建设路径。

1高校学生档案数字化建设的必要性

数字化建设是推动学生档案工作走向现代化的关键一招，具有重要意义。具体如下：一是有效弥补了传统档案管理工作中的不足。档案数字化建设从根本上规避了纸质档案存储对物理空间的要求。以电子档案替代纸质档案，存储于数据库和云空间，可以有效节省物理存储空间，降低纸质档案维护成本。档案数字化处理还能减少档案内容错误，保证档案完整准确。学生档案数量庞大、材料繁杂，且入档封装时间紧、任务重，容易出现错装、漏装等问题。及时对档案材料进行数字化处理，直接录入系统，可以减少出错几率。依靠系统内置的日志功能，所有操作都会留痕，有效防范了档案恶意篡改现象发生。二是显著提高了学生档案管理工作效率和质量。档案数字化建设对档案管理中的材料收集、整理、归档、保管、利用等操作流程进行重塑，增加了自动化、智能化环节，减少了对人工的依赖。以档案信息检索为例，工作人员可以基于关键词从海量档案数据中快速检索到目标数据，无需从档案室中拆装档案、寻找材料。三是促进学生档案资源流动共享，最大限度发挥学生档案资源价值。档案数字化建设是打破信息孤岛的有效手段。在档案数字化处理基础上，集成档案系统和其他财务业务系统，统一数据处理标准和传输口径，可以实现档案资源共建共享，让学生档案资源更好服务于高校教育管理工作和学生成长成才。

2高校学生档案数字化建设面临的挑战

近年来，越来越多的高校迈入了数字化转型道路，取得了一定的成果。但部分高校在学生档案数字化建设方面仍存在许多的问题有待解决：一是档案数字化建设缺少统筹规划。部分高校学生档案数字化建设仍处于档案部门单打独斗的局面，领导层、教务处、学生处等主体并非真正参与进来，各自为政。高校对档案工作的重视程度较低，没有深入了解档案数字化建设的价值和作用，认为传统模式已经足够应对现阶段的工作，缺乏长远发展的眼光。综合因素影响下，高校档案数字化建设面临方向不明、资金紧张、力量薄弱等问题，转型举步维艰。二是规划化标准化体系不健全。学生档案数字化建设是全方面、系统性工程，并非只是简单的数字技术的运用或档案管理工具的转变。部分高校虽然已经完成了初步的档案数字化处理，并搭建有数字档案管理服务平台，但相关制度机制建设并未随之跟进。档案工作依旧遵循传统的工作制度、程序和流程，各项操作不够规范，容易引发一系列问题。三是档案管理人员综合素质有待提升。部分高校档案管理队伍年龄结构偏大，多数管理人员长期从事传统档案管理工作，对数字技术和新型档案管理模式不甚了解。许多管理人员仅仅掌握了基础性的软件工具使用，创新意识和能力较弱，信息素养较低，难以为档案数字化建设提供有效助力。四是档案安全风险突出。防范和化解档案安全风险始终是档案数字化建设中的重点和难点。在享受数字化带来的便利的同时，高校更要重视数字化档案管理模式配套安全防护体系建设，避免因档案安全问题造成不必要的损失。

3高校学生档案数字化建设策略

3.1树立数字化管理理念

理念创新是推进档案数字化建设的前提。只有树立创新驱动理念，充分认识到档案工作以及数字化转型的重大意义，做好全局保障，才能实现档案数字化建设目标。高校领导层要充分发挥领导作用，积极响应国家政策号召，真正认可学生档案数字化价值，高度重视和时刻关注档案数字化建设进展，主动保持与档案管理人员的沟通交流，提供必要的引导和支持，做好政策、资金等全方位保障，确保档案数字化建设稳步推进。档案管理部门和工作人员要树立数字化档案管理理念，积极学习和掌握数字技术和相关系统平台运用，强化创新意识，提升能力素质，努力成为学生档案数字化建设的中坚力量。教务处、学生处等其他部门要认清自身在档案数字化建设中的职责定位，主动配合档案部门工作，团结协作，为学生档案数字化建设献智出力。

3.2健全规范化标准化体系

数字化档案管理模式运行必须拥有一套与之匹配的规范化标准化体系支撑。各大高校应当全面了解档案数字化管理的主要特征和内容，以国家政策文件和相关法律法规为依据，结合自身实际需求和现有条件，科学制定学生档案数字化管理规章制度，细化制度内容，明确各方主体的职责使命和档案数字化管理各环节具体流程，规范档案数字化管理操作，为工作人员开展档案数字化管理提供有效依据。在此过程中，档案管理流程的重构是关键。工作人员需要按照规定要求从档案室接收档案材料，运用数字技术和先进仪器设备进行数字化处理，完整准确扫描档案内容，并按照规则要求整理、编目，存储入数据库中。用户可以登录档案信息管理服务平台，基于自身的权限进行访问、修改和调用，实现档案数据的高效便捷利用。

3.3搭建档案信息管理服务平台

档案信息管理服务平台是档案数字化建设的核心，也是开展档案电子化服务的基础。一方面，要加强系统平台更新升级，根据实际业务需要，进一步完善和拓展系统平台功能，简化操作逻辑，在降低使用门槛的同时，提供更加丰富、更加便捷、更加优质的服务，满足各方主体对学生档案的使用需求。另一方面，在保证档案数据安全的前提下，要强化系统集成，把档案系统与业务财务系统相连通，实行统一的数据处理标准和传输口径，促进档案数据共享交流，提升学生档案的利用率、服务范围和使用效益。

3.4筑牢档案数据安全防线

学生档案数字化建设必须始终高度重视档案数据安全防护，建立健全配套安全防护体系，保证档案数据的安全性。一方面要完善学生档案安全保密制度，加强保密监督。要坚持以制度建设为主线，明确档案在交接、加工、存储、利用等各环节中的保密安全事项，确认主体责任，对违法保密事项的行为给予严厉打击和惩处。要加强档案管理人员保密安全教育，更新保密安全知识，提升能力，督促每一位管理人员成为合格的守密人。另一方面要加强网络安全和系统安全建设。可以利用防火墙技术，阻隔本地网络和外界网络，形成安全区域，抵御外部入侵。通过用户权限管理、身份验证、密码策略等手段，严格控制档案访问，筑牢内部防线。要落实好容灾机制，定期备份档案数据，有效应对数据丢失、损毁等情况。

4结论

综上所述，数字化建设是大数据环境下高校学生档案管理改革创新的必然举措，加快构建标准化现代化的学生数字档案管理体系，与传统档案管理形成互补，有助于规避档案管理工作的各类风险，提高档案管理工作质效，使档案资源能够发挥更大的价值。鉴于高校学生档案数字化建设的必要性，应当牢固树立数字化管理理念，清楚认知档案数字化的价值，统筹规划档案数字化建设，提供全面保障；建立数字档案管理规范化标准化体系，完善制度机制，明确工作流程；优化设备配置，健全技术体系，搭建数字档案管理服务一体化平台，丰富系统功能，促进档案资源共建共享；做好物理层面和网络层面双重防护，筑牢档案数据安全防线，最大限度消除数据安全风险，从而以高水平学生档案数字化推动高校教育管理高质量发展。

参考文献

[1]胡青萍.可持续发展理念下的高校档案数字化建设分析[J].造纸装备及材料,2024,53(4):167-169.