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摘要:在当今信息化快速发展的时代,事业单位作为国家公共服务体系的重要组成部分,其档案管理工作面临着前所未有的挑战与机遇。事业单位档案管理不仅关乎单位内部运营的效率与透明度,更直接影响到公共服务的质量和公众信任度。因此,如何在新的时代背景下,完善档案管理制度体系,强化档案信息化建设,成为提升事业单位档案管理水平、促进公共服务现代化的关键所在。鉴于此,本文对如何做好事业单位档案管理工作展开详细分析,为事业单位持续健康发展提供有力保障。
关键词:事业单位;档案管理;制度体系;信息化
事业单位是指由国家行政机关举办,受国家行政机关领导,没有生产收入、所需经费由公共财政支出、不实行经济核算、主要提供教育、科技、文化、卫生等活动非物质生产和劳务服务的社会公共组织;档案管理是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理作为事业单位管理活动的基础环节,不仅承载着单位的历史记忆,更是单位决策支持、文化传承、法律凭证的重要依据。本文旨在探讨如何通过完善档案管理制度体系和强化档案信息化建设,全面提升事业单位档案管理的效能与水平,推动档案管理向更加规范、统一的方向发展。
一、完善档案管理制度体系
(一)建立管理流程制度
在档案收集环节,应制定详细的收集范围和标准,明确规定各类业务活动中产生的文件、资料、图表等哪些需要纳入档案收集范围,避免重要档案资料的遗漏或无关资料的过度收集。对于事业单位的科研项目档案,不仅要收集最终的研究报告,还应将项目立项书、实验数据记录、阶段性成果报告等纳入收集范围。制定明确的收集时间节点,要求各部门在规定时间内将应归档的文件资料移交档案管理部门,确保档案收集的及时性。在档案保管方面,要制定严格的库房管理制度,明确档案库房温度、湿度的控制范围,确保档案保存的适宜条件。建立档案的定期检查和维护制度,及时发现并处理档案损坏、霉变等问题。对重要档案还应进行备份管理,防止因自然灾害、人为失误等原因导致档案丢失或损坏。档案利用制度应平衡好保密与服务的关系,明确规定档案查阅的权限和审批流程,对于涉及机密的档案,严格限制查阅范围,确保档案信息安全;简化普通档案的查阅手续,提高服务效率,为单位内部的工作开展和外部的合理利用提供便利。对于本单位内部人员查阅一般性业务档案,可通过线上申请,经部门负责人审批后即可查阅。
(二)构建监督与评估机制
监督内容应全面覆盖档案管理制度的各个方面,定期检查档案收集是否完整、整理是否符合规范、分类是否准确、保管条件是否达标以及利用是否合规等。检查档案收集环节时,可通过与各部门的沟通记录、文件移交清单等进行核对,确保应收集的档案无遗漏[1]。对于档案整理和分类,按照既定的标准进行抽样检查,查看文件的分类是否正确、编号是否规范。评估机制同样不可或缺,定期对档案管理制度进行评估,确定其是否适应单位的发展需求。采用内部评估与外部评估相结合的方式,内部评估由单位档案管理部门牵头,组织各部门参与,从档案管理对单位业务工作的支持程度、员工对档案服务的满意度等方面进行评估。外部评估通过问卷调查的方式收集各部门对档案利用便利性的反馈,了解档案管理工作在实际业务开展中的作用。根据评估结果,及时对档案管理制度进行调整和完善,对于发现的问题,分析原因,制定针对性的改进措施[2]。若评估发现档案利用流程繁琐影响效率,可简化审批环节,优化线上服务平台,提高档案利用的便捷性。通过持续的监督与评估,使档案管理制度不断适应事业单位发展的需要,更好地服务于单位的各项工作。
二、强化档案信息化建设
(一)加大基础设施与技术投入
事业单位应根据自身档案数量、类型及未来发展规划,合理购置服务器、存储设备、计算机、扫描设备等。对于档案数量庞大且利用频繁的单位,选用高性能、大容量的服务器,确保档案数据的快速存储与读取,满足多人同时在线查询的需求。注重存储设备的安全性与可靠性,采用磁盘阵列等技术实现数据冗余备份,防止数据丢失[3]。借助高速、高精度的扫描设备,快速将纸质档案转化为电子格式,提高数字化工作效率。考虑到不同类型档案的扫描需求,包括大幅面图纸、古籍档案等,配备相应的专业扫描设备。一套功能完备的档案管理软件应涵盖档案收集、整理、分类、存储、检索、利用等全流程,应具备强大的元数据管理功能,能够精准提取档案的关键信息,方便分类与检索。通过设置不同的元数据字段,可实现按档案形成时间、主题、责任者等多维度检索。软件应具备良好的兼容性,能够与单位现有的办公自动化系统、业务管理系统等进行无缝对接,实现数据的自动采集与交互[4]。当业务系统生成一份重要文件时,档案管理软件可自动获取相关信息并进行归档,减少人工干预,提高工作效率与准确性。还应关注软件的安全性,具备用户权限管理、数据加密、访问控制等功能,确保档案信息的安全。
(二)强化人才队伍建设
事业单位应制定人才引进计划,吸引具有档案学、计算机科学、信息技术等多学科背景的专业人才。这些人才不仅要熟悉档案管理业务,还要掌握先进的信息技术,能够熟练运用档案管理软件、进行系统维护与开发等。招聘具有数据库管理经验的人员,负责档案数据的安全管理与优化,确保数据的稳定与高效运行[5]。注重内部人才的培养与提升,定期组织档案管理人员参加信息化培训课程、学术研讨会等。培训内容不仅要涵盖新技术、新软件的应用,还要包括信息化管理理念、数字化工作流程等方面,不断更新员工的知识结构,提升其信息化业务能力。档案信息化建设不单是档案管理部门的工作,还涉及单位的各个部门与全体员工,因此,需要加强对全体员工的信息化宣传与教育。通过组织专题讲座、发放宣传资料等方式,让员工了解档案信息化建设的重要性、意义以及自身在其中的责任。向员工讲解档案信息化如何提高工作效率、方便业务查询等,使员工认识到积极配合档案信息化工作对自身工作的益处[6]。将档案信息化工作纳入单位的绩效考核体系,对在档案信息化工作中表现突出的部门与个人进行表彰与奖励,对不配合或影响档案信息化工作的行为进行相应的惩处,提高员工参与档案信息化建设的积极性与主动性。
结束语:
通过上述分析得出以下结论:建立健全的档案管理制度,明确档案收集、整理、保管、利用等各个环节的标准流程,制定与时俱进的责任追究机制,可以确保档案管理的规范性和有效性,不断适应新技术、新法规的要求,保持档案管理的先进性和适应性。在信息化时代背景下,通过引入先进的档案管理软件,加强网络安全防护,能够实现档案的数字化存储、智能化检索和远程共享,确保电子档案的安全性和完整性。
参考文献:
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[6]刘延河.“互联网+”时代背景下行政事业单位档案管理信息化建设的策略[J].四川劳动保障,2024(7):8-9.