铁鑫工程检测有限公司 邮编:030021
摘要:
承揽工程质量检测的第三方试验室,因为试验资质类别的差异,产品要求的参数,以及检测方法的不同,检测时所使用的表格格式和内容难以做到统一。实际使用中,存在着检测内容、检测方法、检测类别不同的问题。本文针对原始记录在实际使用中存在的问题进行论述,为科学编制检测原始记录以及原始记录的使用提供一些参考。
关键词:原始记录、规范使用、审核
引言
试验原始记录是试验过程的实时体现,也是客观评价样品,给出正确结论的唯一性文件。试验原始记录的真实性、完整性、正确率、有效性,是试验活动是否客观的证据,试验原始记录也是试验溯源的证据,且需要妥善保存年限不低于6年。试验室根据自己已经获得的资质,编制符合国家标准要求及其他标准要求的原始记录,既能合理真实的反映试验过程,又能对试验参与人员进行科学的管理。
一、试验室原始记录的编制
试验原始记录编制应依据所检参数符合的国家标准、规范或其他相关标准。编制原始记录的相关人员应为有丰富检测经验的人员,且必须对所检参数应用的相关规范完全掌握,对试验过程和结果均能合理把控。对试验所要检测样品的性能指标、环境指标、样品调节方法及调节时间,样品描述、样品规格、样品尺寸、检测结论等必要条目,完整、准确的编辑到试验原始记录表格。还应及时和其他试验人员进行技术沟通,做到试验项目无遗漏,检测过程够清晰,试验结果讲科学,试验结论有依据。
1、试验表格的编制应遵循以下要求:
①编制原始记录前,编制人员应认真阅读学习相关规范,试验操作规程,设备使用说明书等文件。了解试验目的,样品制备及调节方法,环境温湿度因素,试验设备量程和加荷速度等必须详细记录的数据,还需掌握试验用计算公式,合格判定标准,结论文字术语的使用。并确认原始记录编制的正确性,可用性和适用性,及时利用模拟试验证明表格是否可以使用。
②试验原始记录是程序文件中的受控文件。一旦开始使用,性质便成为具备唯一性文件。因此每个试验室应根据各类别资质制定统一的原始记录表格格式和必要内容。如:表格编号、样品名称、样品的规格型号、试验室环境信息、样品状态、样品调节、委托日期及试验日期、试验用仪器、检测依据、检验结论、相关签字人等信息。
③随着科学技术的发展,新的检测技术和设备投入检测工作中。新设备带来更加准确的数据和便携,同时,检测用原始记录同样变得更加便捷。电子版的原始记录更方便于试验数据的处理和保存,但也需要更加严格的管理。
A、电子版原始记录应具备和纸质版原始记录相同的效力和使用权限。
B、使用电子版原始记录的检测设备应进行检定或校准,且符合国家相关规范规定。数据及检测结论应合理合法,真实可靠,具备溯源性,便于保存,做到可随时查阅。
2、试验室原始记录的使用
试验原始记录是试验过程的实时反映,是评定受检样品是否合格的具体过程,同样是最终检测报告编制的依据,试验溯源的证据。
因此,试验原始记录的真实性、完整性、正确率、有效性、溯源性,以及可用性和适用性,必须满足试验要求。原始记录在记录试验过程和数据同时,还需要记录试验所用仪器设备、试验过程中所使用标准物质(如热值试验所使用的苯甲酸)、环境温度、湿度变化、试验样品所检参数、样品唯一性编号及接收样品时状态、样品调节过程、检测过程中可能发生的异常情况,如:停电、停水。
1、试验原始记录应记录的必要信息:
A.受检样品的规格、样品名称及型号、样品编号及任务编号、合格证、委托方提供的样品出厂报告等。
B.检测过程中所用检测规范、标准以及方法标准。
C.检测过程中所使用的仪器、设备,并详细记录仪器设备的型号及设备编号。
D.检测要求的标准环境温度、湿度和检测过程中实际温度、湿度变化。
E.检测结果或数据及其计算过程(计算公式)。
F.检测人员签字、审核人员签字、校对或计算人员签字。
G.试验检测开始时间和结束时间(需和设备使用记录、环境温湿度记录时间相符合)。
H.其他需要记录或标注的事项。
2、试验原始记录使用人员在填写原始记录时,务必做到填写准确、书写规范、客观完整、字迹清晰。禁止补记录或腾抄记录。
3、原始记录签字,必须为当值试验人员签字,如试验人员为两人及两人以上,必须做到全部检测人员签字,不得代签或冒签,试验日期不得更改,多页记录必须每页都签字。审核人员必须经过认真核对原始记录的相应数据后方可签字确认。
4、试验原始记录如需要进行修约,必须按照相应的国家标准进行修约。
5、当试验原始记录发生笔误、错字、误记时,应采用划改(单杠改)的方式进行修改。不得涂改,不得采用修正带及修正液修改,修改时机为当即改正的原则。修改后修改人员应签字并注明更改日期。
6、试验原始记录的规范填写和整洁,代表着检测试验室的形象,同时也是该试验室检测人员工作态度和工作能力的体现。因此,试验原始记录数据应清晰,且计量单位的使用更要准确无误。
7、试验过程中填写试验原始记录,应遵循及时性、真实性、准确性、完整性原则。边做试验边填写原始记录,如实记录试验结果,试验过程需表述清楚,试验过程中原始记录表格的填写不应发生漏填,空白处应划杠填充。
8、试验原始记录中应有试验数据的计算公式、修正系数、修约规则及测量不确定度等信息。检测结论应表述完整清晰,这样不仅可以及时得出最终数据,判断样品是否合格,还能为审核人员和检阅人员提供了便利,同时对试验过程和检测数据的追溯提供可靠依据。
二、试验室原始记录的审核
1、审核内容
试验检测人员完成试验后,将签字确认的原始记录送交审核人员进行审核,审核人员应对以下项目进行审核:
①受检样品所需要检测的项目,样品编号等信息。
②检测依据与检测方法是否正确与适用。
③原始记录所采用的法定计量单位是否正确。
④试验所用仪器设备是否处于检定期内。
⑤检测数据或检测结论是否正确。
⑥书写是否规范、清晰。有无修改之处,如有修改,确认修改原因。
2、审核流程
为保证试验工作流程的规范化和数据的准确性、真实性,可采用三个级别的审核流程。
①一级审核为检测人员自行审核,试验过程中规范操作的同时,认真记录试验数据,并进行计算。随后对试验数据和结论自行校对审核,确认各项数据、检测编号无误后检测人员签字确认,方可提交上一级审核人员进行审核。
②二级审核由报告审核人员进行审核,认真对检测过程及试验步骤进行审核,确认检测过程和试验步骤是否符合相关标准,检测数据是否符合正常范围,数据修约是否得当,计算公式使用是否正确,计算结果是否正确。经确认无误后,签字生效。如发现异常,应重新进行试验。
③三级审核是报告审核最后一关,意味着审核完成的报告即将盖章发放。三级审核由授权签字人审核并签字。审核时,需检查检测人员、上一级审核人的签名,检测参数是否与委托单一致,试验过程、试验结果、检测结论是否符合国家规范及其他相关规范。经确认无误后,报告签字生效。如发现上两级审核有异常,应重新进行试验。
三、结语
本文针对原始记录在实际使用中的情况,从原始记录的内容的设定、格式的编辑、使用的范围、填写时的要求,以及审核人员在审核数据时的重点,多角度进行了论述,为科学编制检测原始记录以及原始记录使用提供参考。规范的使用试验原始记录,可以督促试验人员规范化进行试验,同时增强了试验数据的准确度和可靠性。
参考文献
[1] 黄倩 王梅平 王炜 现代测量与实验室管理 2016年第1期
[2] GB 50411—2019 《建筑节能工程施工质量验收标准》
[3] GB/T8626-2007 《建筑材料可燃性试验方法》
作者简介:杨东然(1987-),女,山东济宁人,硕士研究生学历,现就职于铁鑫工程检测有限公司。